Uitwisseling persoonsgegevens tussen school en jeugdhulp: waar moet ik op letten?

Soms heeft een kind of jongere hulp nodig die de school niet kan bieden. Voor een goede samenwerking tussen school en jeugdhulpprofessionals is uitwisseling van persoonsgegevens nodig. Dit moet zorgvuldig gebeuren. Op deze pagina lees je welke regels gelden rond privacy. Ook vind je verschillende handreikingen voor gegevensuitwisseling.

AVG: wet voor gegevensuitwisseling en privacy

De wet die gaat over gegevensuitwisseling en privacy heet de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze wet wordt ook wel de privacywet genoemd. De AVG geeft aan hoe alle partijen in het jeugdveld moeten omgaan met gevoelige informatie en persoonsgegevens van kinderen en gezinnen. Meer informatie over de AVG vind je op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Gegevens uitwisselen, delen of verwerken in onderwijs en jeugdhulp

Alles wat een professional in onderwijs of jeugdhulpverlening doet met informatie over een kind of jongere valt onder het verwerken van gegevens. Zoals informatie bespreken, uitwisselen, registreren, opslaan, doorsturen, mailen en doorvertellen.

Hierbij gaat het om persoonsgegevens van kinderen en jongeren. Dat zijn alle gegevens over een persoon waardoor die persoon identificeerbaar is. Bijvoorbeeld naam en geboortedatum, maar ook bijzondere persoonsgegevens zoals etnische afkomst, seksuele oriëntatie, gezondheid en religie.

Altijd toestemming nodig voor gegevensuitwisseling

Scholen en hulpverleningsinstanties mogen alleen gegevens over kinderen en jongeren uitwisselen met uitdrukkelijke toestemming van de ouders of jongeren zelf. Jongeren vanaf 16 jaar kunnen zelf toestemming geven. Het gaat alleen om die gegevens die noodzakelijk zijn om samen de juiste hulp of ondersteuning te vinden of te bieden.   Jeugdhulpprofessionals die werken voor een wijkteam mogen bijvoorbeeld geen toegang hebben tot het leerlingvolgsysteem, ook niet als ze werkzaam zijn in de school. In dit systeem staat namelijk ook veel andere informatie.

De voorwaarden voor toestemming

  • Ouders en jongeren vanaf 16 jaar geven toestemming uit vrije wil. Ze worden niet gedwongen.
  • Ouders en jongeren vanaf 16 jaar weten waarvoor ze de toestemming geven. Welke informatie wordt gedeeld? Met welk doel? En met wie wordt de informatie gedeeld?
  • De toestemming is ondubbelzinnig. Dit betekent dat het ouders en leerlingen volstrekt helder is dát ze toestemming verlenen.
  • De school moet kunnen aantonen dat ouders en leerlingen toestemming hebben gegeven.

Handreikingen voor gegevensuitwisseling

Handreikingen voor gegevensuitwisseling tussen scholen en partners

Het NJi heeft een handreiking opgesteld over gegevensuitwisseling tussen scholen en partners.

Gegevensuitwisseling in het po, vo en mbo

De VO-raad en de PO-Raad hebben een digitale privacy tool ontwikkeld over wat scholen moeten regelen rond gegevensdeling en privacy. De tool behandelt alle privacyaspecten en veelgestelde vragen hierover. Het ministerie van OCW, het NJi, de Nederlandse Vereniging van Pedagogen en Onderwijskundigen (NVO) en het Nederlands Instituut van Psychologen (NIP), Ouders en Onderwijs en Kennisnet werkten mee aan de tool.

De MBO Raad heeft een themapagina over privacy en de handreiking Delen van studentgegevens met andere professionals met daarin een handig stappenplan over gegevensdeling.

Handreikingen voor specifieke beroepsgroepen

Professionals uit hulpverlening en zorgverlening die op scholen werken, moeten houden aan de privacywetgeving en ook aan hun beroepscode en het tuchtrecht. De NVO en het NIP stelden handreikingen op voor deze professionals.

Voor professionals in de jeugdhulp en de jeugdbescherming is er de Privacy App Jeugdhulp en Jeugdbescherming. Deze app biedt ondersteuning bij vragen over privacy.

Bekijk ook het webinar Oké met AVG dat het Platform Vakmanschap Jeugdprofessionals en netwerk Met Andere Ogen in 2024 organiseerde. 

Eva de Jong

Eva de Jong

senior medewerker inhoud