Gegevensuitwisseling en privacy

Om goed onderwijs en goede ondersteuning te bieden aan kinderen is samenwerking tussen scholen en diverse jeugdhulppartners, zoals de jeugdgezondheidszorg, het wijkteam, de jeugd-ggz, maar ook leerplicht en andere partijen soms noodzakelijk. Uitwisseling van informatie tussen professionals uit verschillende sectoren kan niet zomaar. Dat dient zorgvuldig te gebeuren, binnen het kader van een gezamenlijk doel en op basis van een wettelijke grondslag.

Uitgangspunt bij gegevensuitwisseling over een kind/gezin is altijd: 'Praten mét in plaats van praten óver'. Als dat wordt gevolgd, kan een groot deel van mogelijke privacy-problemen voorkomen worden.

Wanneer dat samen optrekken met ouders en kind niet tot stand komt, zal steeds een afweging gemaakt moeten worden tussen het belang van informatie-uitwisseling ten behoeve van het kind en het recht op privacy van ouders en kind.

Gezondheidsgegevens

Bij de samenwerking tussen onderwijs en jeugdhulp gaat het vaak om ‘gezondheidsgegevens’. Die mogen in principe niet uitgewisseld worden, tenzij daar een speciale grondslag voor bestaat. Dit geldt voor mondelinge én schriftelijke uitwisseling en voor zowel bilaterale als multidisciplinaire overleggen.

In de praktijk van het interprofessioneel samenwerken bestaat er vaak nog veel onduidelijkheid rondom privacy. Soms wordt het als excuus gebruikt om (noodzakelijke) gegevens te delen.

Publicaties

Het NJi heeft daarom twee handreikingen opgesteld over gegevensuitwisseling tussen scholen en externe partners.

In de uitgebreide Handreiking Gegevensuitwisseling voor scholen die samenwerken met externe partners, staan de wettelijke achtergronden en praktische tips en informatie over hoe om te gaan met privacy en wat wel en niet mag binnen de kaders van de wet.

Daarnaast is er een samenvatting voor professionals in onderwijs en jeugdhulp gemaakt. Daarin worden de belangrijkste basisregels rond privacy benoemd voor het dagelijkse samenwerken in de praktijk.

Toestemmingsformulier

Toestemming van leerlingen en/of ouders moet aan verschillende voorwaarden voldoen. De professional moet kunnen aantonen dat er toestemming is gegeven. Zeker bij de uitwisseling van gezondheidsgegevens in de samenwerking met externe partners is het van belang dat die toestemming voor alle partners duidelijk is. Om dat goed te regelen kunt u dit voorbeeld van een toestemmingsformulier bekijken.

Modelconvenant privacy

De samenwerking tussen onderwijs, jeugdhulp en andere ondersteuners is soms zeer nodig voor jongeren en kinderen, maar ook voor de partijen zelf, namelijk om hun wettelijke taak goed uit te kunnen voeren.

Dat maakt het noodzakelijk om een goede basis te leggen voor die samenwerking, waarin heldere afspraken worden gemaakt die voor de jongeren/kinderen/ouders en alle partijen voldoende basis bieden om effectief samen te werken, en daarin zorgvuldig en met oog voor privacy te kunnen handelen.

Om dat zorgvuldig handelen te waarborgen, is het onder meer nodig om een gezamenlijk doel te bepalen, een grondslag voor gegevensuitwisseling te vinden en afspraken te maken over een zorgvuldige inrichting van de samenwerkprocessen. Dan gaat het bijvoorbeeld om vragen als:

  • Hoe en door wie wordt toestemming gevraagd of aantoonbaar gemaakt?
  • Hoe wordt gezamenlijk gedeelde informatie vastgelegd of geregistreerd?
  • Waar kunnen betrokkenen hun rechten uitoefenen?
  • Waar en bij wie kunnen vermoedens van datalekken gemeld worden?
  • Hoe wordt de data-integriteit in de samenwerking bewaakt?
  • Hoe wordt gezorgd voor veilige communicatiekanalen voor het delen van gegevens?

Vanuit de Werkgroep Privacy Passend onderwijs van de Onderwijsraden, Kennisnet, NVO/NIP, Nederlands Jeugdinstituut, Ingrado, VNG, OCW, VWS, Ouders en Onderwijs en anderen, is een Modelconvenant Privacy opgesteld. Dit convenant kan afgesloten worden tussen gemeenten en samenwerkingsverbanden in het kader van het OOGO. Dit is het 'Op overeenstemming gericht overleg' dat gemeenten en samenwerkingsverbanden Passend onderwijs verplicht zijn te voeren over het Ondersteuningsplan van het Samenwerkingsverband en de Jeugdwet van de gemeente.

Zij moeten er vervolgens zorg voor dragen dat alle samenwerkende organisaties en professionals deze afspraken kennen en in praktijk brengen.

Naar een wettelijke grondslag

Momenteel bestaat er nog geen goede wettelijke grondslag voor het interprofessioneel samenwerken tussen verschillende hulpverleningspartners onderling en helemaal niet van hulpverleners met het onderwijs. Toestemming is dan de meest gebruikte grondslag.

In het kader van het landelijk programma Sociaal Domein werkt een groot aantal gemeenten samen om knelpunten rond de hulp aan (kwetsbare) mensen op te lossen. Eén van de 16 trajecten daarin is het UPP-traject (Uitwisseling persoonsgegevens en privacy). Hier wordt gewerkt aan het realiseren van een wettelijke grondslag voor de uitwisseling van gegevens tussen verschillende partijen binnen het sociaal domein. OCW probeert in aansluiting daarop om tot een vergelijkbare grondslag in onderwijswetgeving te komen.

Andere tools

Digitale privacy tool passend onderwijs

De VO-raad en PO-Raad hebben in samenwerking met OCW, NJi, NVO, NIP en Kennisnet de digitale privacy tool ontwikkeld. Deze tool geeft duidelijkheid over wat samenwerkingsverbanden, schoolbesturen en scholen moeten regelen op het gebied van passend onderwijs en privacy. De tool geeft aan de hand van stappen in een zorgtraject een overzicht van de privacy aspecten en veelgestelde vragen daarover.

PrivacyApp jeugdhulp en jeugdbescherming

Deze app is een initiatief van de manifestpartners 'In goed vertrouwen'; een coalitie van ruim 20 branche- en beroepsorganisaties in jeugdhulp en jeugdbescherming, waaronder VNG, Jeugdzorg Nederland, het NIP, GGZ Nederland, Sociaal Werk Nederland, de VOBC en VGN. In deze app staat praktische informatie over privacy in de jeugdhulp en jeugdbescherming. De app geeft antwoord op vragen van kinderen, ouders en professionals.

Handreikingen voor specifieke beroepsgroepen

Professionals uit de zorg die werkzaam zijn in het onderwijs, zoals pedagogen, psychologen en schoolmaatschappelijk werkers, hebben soms onderwijsondersteunende en behandelingsgerichte taken naar leerlingen en ouders toe. Dat maakt voor hen de regels met betrekking tot privacy complexer. Deze zorgprofessionals hebben naast de AVG ook te maken met hun beroepscode en het daaraan gekoppelde tuchtrecht.

NVO en NIP ontwikkelden handreikingen voor onder andere orthopedagogen en schoolpsychologen die werkzaam zijn in het onderwijs. Deze handreikingen geven antwoord op veelvoorkomende vragen over het beroepsgeheim, dossiervorming, bewaartermijnen, toestemmingsvereiste voor hulp en onderzoek en de positie van ouders.

De handreikingen sluiten nauw aan bij de beroepscode en zijn mede gebaseerd op uitspraken van tuchtcolleges. Andere beroepsgroepen hebben vergelijkbare handreikingen, vaak gebaseerd op die van NVO en NIP.

Lees ook

Wendy Kunst

Wendy Kunst

projectassistent