Gegevensuitwisseling en privacy

Voor goed onderwijs en goede ondersteuning aan kinderen en jongeren is samenwerking tussen scholen, jeugdgezondheidszorg, wijkteams, jeugd-ggz, leerplichtambtenaren en jeugdhulpprofessionals nodig. Het delen van gegevens en het uitwisselen van informatie tussen professionals uit verschillende sectoren moet zorgvuldig gebeuren. Hoe pak je dat aan?

De Algemene Verordening Gegevensbescherming

Een belangrijke wet voor iedereen die in het jeugdveld werkt is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In het onderwijs en in andere voorzieningen voor kinderen en jongeren gaat het bijna altijd om gevoelige persoonlijke informatie over het kind of gezin. De AVG is daarvoor een belangrijke basis.

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens met informatie over een persoon waardoor die persoon identificeerbaar is. Daaronder vallen ook bijzondere persoonsgegevens zoals etnische afkomst, seksuele oriëntatie, politieke gezindheid, gezondheid, religie, vakbondslidmaatschap, genetische en biometrische kenmerken. Bij gegevensuitwisseling tussen onderwijs en jeugdhulp gaat het vaak om gezondheidsgegevens in brede zin, dus ook over gedrag en gezinsfactoren. Deze gegevens mogen alleen verwerkt worden als een wet dat verplicht of mogelijk maakt. Dat is bij passend onderwijs of hulpverlening het geval. Gegevens mogen ook verwerkt worden als de betrokkenen daarvoor toestemming geven. Wie gezondheidsgegevens verwerkt, heeft een geheimhoudingsplicht. Hulpverleners hebben die plicht al op grond van hun beroep. 

Wat is het 'verwerken' van persoonsgegevens?

Onder het verwerken van persoonsgegevens valt alles wat je mondeling of schriftelijk doet met informatie over een persoon, zoals bespreken, uitwisselen, registreren, opslaan, doorsturen, mailen en doorvertellen. Basiseisen voor het verwerken van persoonsgegevens zijn:

Doelbinding

Een 'welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd doel' is noodzakelijk. Bij multidisciplinaire samenwerking is dat bijvoorbeeld het bevorderen van een gezonde en ononderbroken ontwikkeling van de jongere. Dit doel moet ook in elk individueel contact duidelijk geformuleerd worden. 

Grondslag

Er moet een basis zijn voor het uitwisselen van gegevens. Dat kan zijn: toestemming, wettelijke plicht, bescherming vitaal belang, uitvoering van een overeenkomst, algemeen belang en gerechtvaardigd belang. In de samenwerking van scholen met jeugdhulp is de grondslag bijna altijd 'toestemming'.  

Toestemming

Met het uitgangspunt 'praten mét en niet praten óver' kunnen veel moeilijkheden rond privacy en toestemming voorkomen worden.

Toestemmingsformulier

Momenteel bestaat er nog geen goede wettelijke grondslag voor het interprofessioneel samenwerken tussen verschillende hulpverleningspartners onderling en helemaal niet van hulpverleners met het onderwijs. Toestemming is dan de meest gebruikte grondslag. Toestemming van leerlingen en ouders moet aan verschillende voorwaarden voldoen. De professional moet kunnen aantonen dat er toestemming is gegeven. Zeker bij de uitwisseling van gezondheidsgegevens in de samenwerking met externe partners is het van belang dat die toestemming voor alle partners duidelijk is. Om dat goed te regelen kun je dit voorbeeld van een toestemmingsformulier bekijken.

Dossier: wat zijn de rechten en plichten?

Het hulpverleningsdossier is bedoeld om bij te dragen aan goede zorg. Maar misverstanden en onduidelijkheden over wat er wel en niet in een dossier thuishoort en wie het mag inzien, kunnen die goede zorg ook in de weg staan. Veel jongeren, ouders en professionals hebben vragen over het dossier. Wat moet er in een dossier staan? Van wie is het dossier en wie mag het inzien? Om deze vragen te beantwoorden, hebben de Samenwerkende beroepsverenigingen een uitgebreide wegwijzer gemaakt over de rechten en plichten rondom het dossier in het jeugddomein.

Gegevensuitwisseling

Het NJi heeft twee handreikingen opgesteld over gegevensuitwisseling tussen scholen en externe partners:

Tools voor professionals

PrivacyApp jeugdhulp en jeugdbescherming

De PrivacyApp jeugdhulp en jeugdbescherming is een initiatief van 'In goed vertrouwen', een coalitie van ruim twintig branche- en beroepsorganisaties in jeugdhulp en jeugdbescherming, waaronder VNG, Jeugdzorg Nederland, het NIP, GGZ Nederland, Sociaal Werk Nederland, de VOBC en VGN. In deze app staat praktische informatie over privacy in de jeugdhulp en jeugdbescherming. De app geeft antwoord op vragen van kinderen, ouders en professionals. 

Digitale privacy tool passend onderwijs

De VO-raad en PO-Raad hebben in samenwerking met OCW, NJi, NVO, NIP en Kennisnet de digitale privacy tool ontwikkeld. Deze tool geeft duidelijkheid over wat samenwerkingsverbanden, schoolbesturen en scholen moeten regelen op het gebied van passend onderwijs en privacy. Aan de hand van stappen in een zorgtraject geeft de tool een overzicht van de privacy-aspecten en veelgestelde vragen daarover.

Stappenplan gegevensdeling MBO

Privacy is ook voor het middelbaar beroepsonderwijs een belangrijk thema. Dagelijks verwerkt een mbo-school gegevens van studenten en medewerkers die herleidbaar zijn tot specifieke personen. De mbo-school is verplicht om zorgvuldig om te gaan met deze persoonsgegevens en daarover ook transparant te zijn tegenover de betrokkenen. Daarom is er een stappenplan voor professionals binnen het mbo ontwikkeld.

Handreikingen voor specifieke beroepsgroepen

Professionals uit de zorg die werkzaam zijn in het onderwijs, zoals pedagogen, psychologen en schoolmaatschappelijk werkers, hebben soms onderwijsondersteunende en behandelingsgerichte taken tegenover leerlingen en ouders. Dat maakt de privacyregels complexer. Behalve met de AVG hebben zij ook te maken met hun beroepscode en het daaraan gekoppelde tuchtrecht.

Daarom hebben NVO en NIP handreikingen ontwikkeld voor onder andere orthopedagogen en schoolpsychologen die werkzaam zijn in het onderwijs. Daarin staan antwoorden op veelvoorkomende vragen over beroepsgeheim, dossiervorming, bewaartermijnen, toestemming voor hulp en onderzoek, en de positie van ouders. De handreikingen sluiten nauw aan bij de beroepscode en zijn mede gebaseerd op uitspraken van tuchtcolleges. Andere beroepsgroepen hebben vergelijkbare handreikingen, vaak gebaseerd op die van NVO en NIP. 

Lees de Handreiking voor pedagogen in het onderwijsLees de handreiking voor psychologen in het onderwijs

Meer over verbinding onderwijs en jeugdhulp

Weten welke informatie we hebben voor jongeren, ouders, professionals en beleidsmakers?

Bekijk het overzicht

Lieke Salome

Lieke Salomé

senior adviseur en onderzoeker