Omgaan met gegevensdeling en privacy

Om goed onderwijs en goede ondersteuning te bieden aan kinderen en jongeren is samenwerking tussen scholen en de jeugdgezondheidszorg, wijkteams, de jeugd-ggz, leerplichtambtenaren en jeugdhulpprofessionals noodzakelijk. Om te voorkomen dat het beschermen van de privacy  daarvoor als een belemmering wordt gezien, is het belangrijk om de Algemene Verordening Gegevensbescherming aan te houden. Ook is het aan te raden om het delen van gegevens en het uitwisselen van informatie vast te leggen in een convenant. 

De Algemene Verordening Gegevensbescherming

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is een belangrijke wet voor iedereen die met jeugd werkt. Wanneer onderwijs en andere voorzieningen voor de jeugd samenwerken, hebben ze bijna altijd te maken met persoonsgegevens: gevoelige persoonlijke informatie over het kind, de jongere of het gezin.

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die informatie bevatten over een persoon en die persoon identificeerbaar maken. Daaronder vallen ook bijzondere persoonsgegevens zoals etnische afkomst, seksuele oriëntatie, politieke gezindheid, gezondheid, religie, vakbondslidmaatschap, genetische en biometrische kenmerken. Bij gegevensuitwisseling tussen onderwijs en jeugdhulp gaat het vaak om gezondheidsgegevens in brede zin; dus ook over gedrag en gezinsfactoren. Deze gegevens mogen alleen verwerkt worden als een wet dat verplicht of mogelijk maakt. Dat is het geval bij passend onderwijs of hulpverlening. Het mag ook als de betrokkenen daarvoor toestemming geven. Wie gezondheidsgegevens verwerkt, heeft een geheimhoudingsplicht. Hulpverleners hebben die plicht al op grond van hun beroep. 

Wat is het 'verwerken' van persoonsgegevens?

Onder het verwerken van persoonsgegevens valt alles wat je mondeling of schriftelijk doet met informatie over een persoon, zoals bespreken, uitwisselen, registreren, opslaan, doorsturen, mailen en doorvertellen. Basiseisen voor het verwerken van persoonsgegevens zijn:

Doelbinding

Een 'welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd doel' is noodzakelijk. Bij multidisciplinaire samenwerking is dat bijvoorbeeld het bevorderen van een gezonde en ononderbroken ontwikkeling van de jongere. Dit doel moet ook in elk individueel contact duidelijk geformuleerd worden. 

Grondslag

Er moet een basis zijn voor het uitwisselen van gegevens. Dat kan zijn: toestemming, wettelijke plicht, bescherming vitaal belang, uitvoering van een overeenkomst, algemeen belang en gerechtvaardigd belang. In de samenwerking van scholen met jeugdhulp is de grondslag bijna altijd 'toestemming'.  

Toestemming

Met het uitgangspunt 'praten mét en niet praten óver' kunnen veel moeilijkheden rond privacy en toestemming voorkomen worden.

Samenwerking en gegevensuitwisseling

De school en de externe partners beschikken elk over persoonsgegevens van de leerling en zijn daarmee allen 'verwerkingsverantwoordelijke' voor de persoonsgegevens die hun eigen organisatie verzamelt en verwerkt in het kader van de AVG. Alle partijen moeten goed vastleggen welke gegevens ze verwerken en waarom, maar ook welke gegevens zij in het kader van deze samenwerking uitwisselen, met welk doel en op welke wijze. Om effectief samen te werken aan de juiste ondersteuning en daarbij de privacy te respecteren zijn goede afspraken nodig tussen onderwijs, gemeenten en andere partners uit het jeugddomein. Soms wordt dit vastgelegd in convenanten. Er is hiervoor een model convenant ontwikkeld voor de samenwerking en gegevensuitwisseling onderwijs, gemeenten en jeugdhulp.

Om zorgvuldig handelen te waarborgen, is niet alleen een gezamenlijk doel en een grondslag voor gegevensuitwisseling nodig, maar ook afspraken over een zorgvuldige inrichting van de samenwerkprocessen. Bovendien moet rekening worden gehouden met de bestaande wetgeving. Naast de Uitvoeringswet AVG  is er ook  sectorspecifieke wetgeving. In de onderwijswetgeving (WPO, WEC en WVO), de Jeugdwet en de WGBO zijn privacy-bepalingen te vinden waar instellingen en professionals zich aan hebben te houden.

Modelconvenant privacy

Vanwege deze privacy-bepalingen heeft de Werkgroep Privacy Passend onderwijs van de Onderwijsraden, Kennisnet, NVO/NIP, Nederlands Jeugdinstituut, Ingrado, VNG, OCW, VWS, Ouders en Onderwijs en anderen een Modelconvenant Privacy opgesteld. In dat convenant wordt duidelijk gemaakt welke grondslag van toepassing is voor welke partij. Uitwisseling van persoonsgegevens is alleen aan de orde als dat nodig is om de eigen, wettelijke taak goed te kunnen uitvoeren en wanneer de volgende vragen beantwoord worden:

  • Hoe en door wie wordt toestemming gevraagd of aangetoond?
  • Hoe wordt gezamenlijk gedeelde informatie vastgelegd of geregistreerd?
  • Waar kunnen betrokkenen hun rechten uitoefenen?
  • Waar en bij wie kunnen vermoedens van datalekken gemeld worden?
  • Hoe wordt de data-integriteit in de samenwerking bewaakt?
  • Hoe wordt gezorgd voor veilige communicatiekanalen voor het delen van gegevens?

Een Privacy Convenant kan afgesloten worden tussen gemeenten en samenwerkingsverbanden in het kader van het Op overeenstemming gericht overleg (OOGO) dat zij verplicht zijn te voeren over het Ondersteuningsplan van het Samenwerkingsverband en de Jeugdwet van de gemeente. Zij moeten er vervolgens ook zorg voor dragen dat alle samenwerkende organisaties en professionals deze afspraken kennen en in praktijk brengen.

Bekijk het Modelconvenant Privacy

Meer over verbinding onderwijs en jeugdhulp

Weten welke informatie we hebben voor jongeren, ouders, professionals en beleidsmakers?

Bekijk het overzicht

Lieke Salome

Lieke Salomé

senior adviseur en onderzoeker