Hoe ga je aan de slag met verzamelde cijfers?

Wie nodig ik uit voor een gesprek? 

Als iedereen aan tafel dezelfde achtergrond heeft, levert dat minder nieuwe inzichten op. Nodig daarom mensen met verschillende perspectieven uit. Bijvoorbeeld jongeren, ouders en professionals met praktijkervaring. En iemand met kennis over het verzamelen van de cijfers die jullie gaan bespreken, zoals een kwaliteitsmedewerker van een jeugdhulpaanbieder en een contractmanager van de gemeente. Nodig ook mensen uit die afgesproken acties in gang kunnen zetten. Soms is daarvoor eerst een gesprek op bestuurlijk niveau nodig. Want zonder commitment vanuit het bestuur hebben verbeteracties op uitvoeringsniveau niet voldoende grond om goed uitgevoerd te kunnen worden.

Bedenk van tevoren hoe groot je het gesprek wilt maken. Begin je net met samen leren, en zijn nog niet veel mensen gemotiveerd over een lerend gesprek? Dan kan het helpen om met een klein enthousiast gezelschap te beginnen. Zij kunnen de rest inspireren met de eerste geleerde lessen. Soms helpt het juist om veel mensen uit te nodigen. Bijvoorbeeld als je veel verschillende organisaties nodig hebt bij de verbeteracties.

Hoe begin ik het gesprek? 

Begin met de aanleiding en het doel: waartoe doe je dit en wat moet de opbrengst van het gesprek zijn? Benadruk dat het doel van het gesprek is om samen te leren en verbeteren. Neem dus ook tijd om kennis te maken en neem ieders belangen en verwachtingen serieus. Vraag de deelnemers om zich open en nieuwsgierig op te stellen. Dit kost tijd, dus bespreek niet te veel in één gesprek. Ook als je vaker bij elkaar komt, blijft het nuttig om hier steeds mee te beginnen. Het is namelijk verleidelijk om direct de cijfers in te duiken, dus het is van belang om de grote lijn vast te houden.

Welke vorm geef ik het gesprek? 

Een handige vorm om het gesprek aan te gaan, is het presenteren van cijfers. Doe dit aan verschillende partners in de wijk, zoals wijkteam, buurthuis, school, sportvereniging. Vraag hen of ze het beeld dat uit de cijfers blijkt, herkennen in hun wijk. Vraag ook of ze hier iets aan zouden willen veranderen. Dit is een methodiek die binnen Opgroeien in een Kansrijke omgeving gebruikt wordt. 

Gebruik deze tool om het gesprek vorm te geven: Samen in gesprek over cijfers

Hoe kies ik welke cijfers ik laat zien? 

Het is niet mogelijk om een inhoudelijk gesprek te voeren over alle beschikbare cijfers. Je zult dus moeten kiezen. Probeer zelf al te werken aan een analyse die verschillende cijfers combineert en met elkaar in verband brengt. Soms is het lastig om te bepalen of een bepaald cijfer hoog of laag is. Laat daarom zien hoe cijfers zich over de tijd ontwikkeld hebben, of vergelijk cijfers uit verschillende wijken of gemeenten. 

Bespreek in het gesprek kort hoe de cijfers verzameld zijn en hoe ze aansluiten bij het inhoudelijke doel. Geef aan dat deze cijfers het uitgangspunt voor het gesprek zijn. Vraag de deelnemers om verzoeken om meer cijfers buiten het gesprek te houden. 

Welke vragen kan ik de deelnemers stellen? 

Onderstaande structuur en voorbeeldvragen helpen om een kwalitatief gesprek over cijfers te voeren: 

1. Herkennen  

Kun je vertellen hoe deze cijfers zich verhouden tot wat jullie dagelijks zien?  
Als deelnemers het cijfer niet herkennen, vraag dan wat volgens hen het juiste cijfer is.  

2. Begrijpen  

Had je deze uitkomsten verwacht? Waarom wel of niet? Zijn er groepen waarvoor het cijfer anders is?  

3. Waarderen  

Zijn jullie trots op deze cijfers, en waarom? Met welke cijfers zijn jullie nog niet tevreden, en waarom?  

4. Verbeteren  

Zien we verbeteracties op basis van deze cijfers? Kunnen wij iets doen om voor verbeteringen te zorgen? Ik hoorde van een andere aanbieder dat ze … doen om te zorgen dat… Zou dat ook iets voor ons zijn? 

Hoe gaan we verder na het gesprek? 

Je sluit het gesprek af met een samenvatting waarin je vertelt waar jullie voor het gesprek stonden, en wat jullie geleerd hebben. Ook maak je vervolgafspraken. Wanneer spreken jullie elkaar weer? En wat gaan jullie tot die tijd aanpakken? Neem ook de tijd om samen te reflecteren: Vonden jullie het een nuttig gesprek? En zijn er tips voor de volgende keer? 

Hoe blijf je leren als de cijfers tegenvallen?  

Het kan zijn dat de cijfers tegenvallen. Dat is een aanleiding om te leren, maar het is ook heel menselijk om de oorzaak hiervan buiten jezelf te zoeken. Bij monitoring zie je bij tegenvallende resultaten vaak een van de volgende verklaringen op tafel komen:  

• Het beeld dat de data geven klopt niet, bijvoorbeeld door te lage respons, of doordat cliënten de vragen niet snapten. 
• Het beeld dat de data geven klopt, maar er is geen probleem, want de situatie is nu eenmaal complex. 
• Het beeld dat de data geven klopt en er is een probleem, maar het is niet ons probleem. De oplossing ligt buiten mijn macht. 

Deze verklaringen kunnen kloppen, maar het is goed om je ervan bewust te zijn dat ze niet waar hoeven te zijn. Of dat er misschien meer in je macht ligt dan je denkt. Want alleen als je iets anders gaat doen, kun je verbetering van de cijfers verwachten. 

Hoe je mensen meer naar hun eigen cirkel van invloed laat kijken, lees je bij de beweging van nul, bijvoorbeeld in hun voorbeeld over 0 gesloten jeugdzorg - Beweging van 0.

Lees over de specifieke vragen als gemeenten en jeugdhulpaanbieders samen praten over de uitkomsten van hulp: Jeugdhulpaanbieders en gemeenten gebruiken samen uitkomsten van hulp voor kwaliteitsverbetering.

In het kort   

Cijfers leiden pas tot verbetering als je er samen betekenis aan geeft. Nodig daarom mensen met verschillende perspectieven uit, spreek af dat het doel is om samen te leren en kies een beperkt aantal cijfers als uitgangspunt. Bespreek of deelnemers de cijfers herkennen, begrijpen, waarderen en welke verbeteringen mogelijk zijn. Rond het gesprek af met concrete vervolgafspraken en reflecteer op het proces. Vallen de cijfers tegen? Zie dat dan niet als een eindpunt, maar als een kans om kritisch te kijken naar wat je zelf kunt doen om de kwaliteit van de ondersteuning verder te verbeteren.