Wat doe je als er geen goede data zijn om mee te monitoren?

We hebben niet genoeg data of niet de goede data 

Data zijn nooit perfect, en er is altijd meer om te meten en weten. Daardoor leidt een gesprek over cijfers heel vaak tot nog meer cijfervragen. Maar daar kun je niet eindeloos mee doorgaan, omdat dit de administratieve lasten bij jou en de registrerende professionals steeds verder verzwaart.

Het is belangrijk te beseffen dat je met weinig data al een start kunt maken met samen leren. Zoek naar beschikbare gegevens, maak een afspraak met je eigen cijferafdeling en leg samen met je samenwerkingspartners de beschikbare data op tafel. Blijkt dat de cijfers niet altijd goed of volledig geregistreerd worden? Voer daar dan een gesprek over: hoe komt het dat jullie deze belangrijke gegevens niet hebben en hoe kan dat verbeterd worden? Ook 'zachte' data kunnen je verder helpen, zoals resultaten uit gesprekken met organisaties, cliënten of leerlingen. Deze informatie kan relevante en waardevolle signalen, beelden en verhalen opleveren.  

Lees hoe je dit soort informatie verzamelt: Waar kun je relevante data vinden?

We kunnen de goede data niet krijgen vanwege privacy 

Kun je bepaalde informatie niet op persoonsniveau ontvangen? Vraag jezelf dan af of je het wel echt op persoonsniveau nodig hebt. Vaak is het zo dat de organisaties die deze informatie nodig hebben, deze ook in huis hebben en kunnen gebruiken. Denk aan een school die de schoolaanwezigheid van een leerling in de gaten wil houden, of de jeugdhulpaanbieder die wil weten of de angstklachten afnemen. Maak een afspraak met de organisatie die de informatie heeft. Je kunt dan niet de informatie op persoonsniveau bespreken, maar wel de gebundelde informatie over een bepaalde groep personen, zoals de cliënten die een specifieke interventie hebben gevolgd. Daar valt waarschijnlijk al een hoop van te leren.  

Lees wat wel mogelijk is: Stap 8 van de NJi-Monitoringstool: Regelgeving. 

De data zijn te algemeen, zo leren we niets nieuws 

Deze veelgenoemde reden wordt ook wel eens verwoord als 'we weten eigenlijk al hoe het zit' of 'het gemiddelde is toch altijd een 7,3.' Dit zijn aannames. Deze aannames kunnen bevestigd worden, maar dat is niet altijd het geval. Ga daarom in gesprek over de cijfers en zorg dat er veel mensen met verschillende perspectieven aan tafel zitten. Nodig bijvoorbeeld kinderen en ouders uit, mensen die dagelijks met hen werken en mensen die wat meer beleidsmatig zicht hebben op het verhaal achter de cijfers. Waarschijnlijk word je verrast door de verhalen en leerkansen die achter de cijfers zitten. En blijkt het gemiddelde inderdaad een 7,3? Bespreek dan samen hoe het de volgende keer een 7,5 kan worden.  

Het jeugdveld is veel te complex om goed te kunnen monitoren

Er zijn inderdaad heel veel mensen en organisaties die zich inzetten voor kinderen en gezinnen. En wat zij doen hangt soms met elkaar samen, en soms juist niet. Maar dat het ingewikkeld is, betekent niet dat je niet kunt leren.  

Als je een bepaald doel hebt voor kinderen en gezinnen, zoals meer schoolaanwezigheid of hoger mentaal welbevinden, nodig dan mensen en organisaties uit die ditzelfde doel hebben. Kijk samen naar het Kwaliteitskompas om het complexe systeem uit elkaar te rafelen en bepaal samen jullie maatschappelijke opgave. Doe dit bijvoorbeeld op basis van Staat van de Jeugd of de Jeugdmonitor. Kijk vervolgens wat jouw eigen verantwoordelijkheid is binnen die maatschappelijke opgave. Wees realistisch over wat je bijdrage kan zijn en vertrouw erop dat anderen ook hun deel doen.  

Ga vervolgens samen in gesprek over cijfers. En realiseer je dat het niet erg is dat sommige dingen niet in cijfers uit te drukken zijn. Ook van verhalen en signalen kun je leren. Zorg dus dat je veel verschillende perspectieven aan tafel hebt. Krijg je andere organisaties nog niet enthousiast om samen te leren? Of je heb je niet de mogelijkheden om dat voor elkaar te krijgen? Begin dan bij je eigen werk. Wanneer heb je het gevoel dat je echt iets hebt bijgedragen? Hoe kun je dat meten of tellen?   

Denk je nog steeds dat het nodig is om nieuwe informatie te verzamelen?  

Maak deze informatievergaring dan zoveel mogelijk onderdeel van het reguliere werk met kinderen en jongeren. Dat levert informatie op die nuttig is voor medewerkers in hun dagelijkse werk, en daardoor zul je de juiste informatie ontvangen. Tegelijkertijd is die informatie waardevol om de kwaliteit van het werk in het team, op de afdeling en in de organisatie te monitoren.  

In de databank Instrumenten vind je instrumenten voor monitoring.  

Als je nieuwe informatie gaat verzamelen, kijk dan ook of je andere metingen kunt schrappen. Want als de informatie die jullie nu verzamelen niet goed genoeg is, kun je er dan niet mee stoppen?

Blijft het lastig om de goede data te vinden en krijg je het gevoel dat jullie vastlopen met monitoring of in de samenwerking? Overweeg dan om elementen van reflexieve monitoring in te zetten. Daarmee maak je monitoring meer integraal deel van je werkwijze. Je monitort dan ook het (leer)proces zelf en ontdekt zo sneller waarom je vastloopt.

In het kort 

Ook als je niet over perfecte data beschikt, kun je beginnen met monitoren en samen leren. Gebruik de gegevens die er al zijn, vul ze aan met ervaringen en verhalen uit de praktijk en ga met elkaar in gesprek over wat de informatie betekent. Kijk kritisch of je echt nieuwe data nodig hebt of dat bestaande informatie beter benut kan worden. Verzamel alleen extra gegevens als die ook bruikbaar zijn in het dagelijkse werk en voorkom onnodige registratielast. Door samen te reflecteren op cijfers, signalen en het leerproces zelf, kun je de kwaliteit van de ondersteuning blijven verbeteren.