Hoe kies je indicatoren om te monitoren in het jeugdveld?

Stel een duidelijk doel vast 

Bedenk welk doel je nastreeft. Dat kunnen ook meerdere doelen zijn die met elkaar samenhangen. Je doel kan bijvoorbeeld zijn dat weinig kinderen uit huis geplaatst worden, zolang dat niet ten koste gaat van hun veiligheid.  

De tool Meer impact met je onderwijs-zorgarrangement kan je helpen bij het vaststellen van je doel. De voorbeelden in de tool zijn gericht op de combinatie van onderwijs en zorg, maar de tool is breder inzetbaar.  

Bij het vaststellen van een duidelijk doel let je in elk geval op de volgende dingen: 

Kies de juiste indicatoren bij je doel  

Als je doel duidelijk is, kies je bijpassende indicatoren. Dat zijn cijfers, signalen of observaties waaraan je kunt zien of je doel dichterbij komt. Als je doel is dat kinderen gezond zijn, kun je bijvoorbeeld meten hoe vaak ze ziek zijn, je kunt ze vragen of ze zich gezond voelen en je kunt kijken of ze kunnen meedoen met dagelijkse activiteiten. Voor ieder doel kun je enorm veel informatie verzamelen, maar meer informatie is niet altijd beter. Dat leidt namelijk tot registratiedruk bij professionals. Ook kost het je veel tijd: je moet de informatie vastleggen, optellen, in een duidelijk overzicht, schema of grafiek zetten en er een inhoudelijk gesprek over voeren om van te leren. Maak dus een keuze door de volgende vraag te beantwoorden: waaraan zie je hoe het beter gaat met het doel? 

Denk daarbij aan drie dingen: 

• Over welke doelgroep wil je informatie hebben?  
• Over welke periode moeten de informatie iets zeggen? Welke frequentie is nodig? 
• Welke vergelijking wil je kunnen maken? Bijvoorbeeld voor en na de hulp, verschil in leeftijd, enzovoorts. 

Je hoeft deze indicatoren niet altijd zelf te bedenken. Je kunt beginnen met de informatie die al makkelijk voorhanden is. Die is niet altijd perfect of volledig, maar een indicator is bijna nooit een perfecte weergave van de werkelijkheid. Het is altijd op een of andere manier platgeslagen. 

Hoe kies je welke informatie je gaat gebruiken als indicator?  

Je wilt zo min mogelijk informatie speciaal voor datagedreven werken laten vastleggen. Kijk dus welke informatie al in het primaire proces wordt gebruikt en of je die kunt gebruiken om je doel te monitoren. Kijk bijvoorbeeld of je informatie kunt halen uit het reguliere agenda- of planningssysteem, in plaats van een apart systeem te gebruiken voor tijdschrijven. Dat zorgt voor minder administratieve lasten en je loopt minder risico dat mensen onbetrouwbaar gaan registreren om snel klaar te zijn. 

Alles wat je meet, kost tijd en energie. Ook van kinderen, jongeren en hun gezinnen. Let erop dat dit in verhouding staat tot de tijd die je hebt met het kind of gezin. Onthoud hierbij dat je ook periodiek of steekproefsgewijs kunt meten. Bij preventieve en welzijnsactiviteiten kun je bijvoorbeeld steekproefsgewijs informatie ophalen bij de doelgroep. Denk aan een jaarlijkse "week van het meten". Of je kunt elke week bij de deur een andere vraag ophangen waar mensen op kunnen reageren. 

Bij gespecialiseerde jeugdzorg is het voor de behandeling nodig om structureel bij ieder gezin informatie te verzamelen. Daar richt je ook de behandeling op in. Je kunt dezelfde informatie op organisatieniveau bundelen om het voor monitoring te gebruiken. 

Onthoud dat je niet het meest leert van het cijfer zelf, maar van het gesprek erover. Bedenk ook dat je al snel genoeg informatie hebt om er een gesprek over te voeren. Ook als je nog veel vragen hebt over de betrouwbaarheid van bepaalde informatie, is die informatie mogelijk goed genoeg om mee te beginnen. Een goed gesprek over wat jullie leren van de uitkomsten van imperfecte data, levert vaak meer verbetermogelijkheden dan blijven overleggen over het perfectioneren van de informatie. 

Hoe gebruik je indicatoren om van te leren?  

Als je indicatoren hebt gekozen, ga je daarover in gesprek met partners, kinderen, jongeren en opvoeders om de achterliggende verhalen, oorzaken en verbanden boven tafel te krijgen. Zorg dat degene die daadwerkelijk veranderingen kan doorvoeren, ook aan tafel zit of in ieder geval de resultaten en aanbevelingen krijgt.  

In de praktijk zien we dat er veel tijd en geld geïnvesteerd wordt in het opstellen van lijsten met indicatoren, het verzamelen van data en het presenteren van die data op een dashboard. Er wordt nog onvoldoende van die informatie geleerd voor het aanpassen van beleid. En we weten, bijvoorbeeld van de gemeenten en scholen die deelnemen aan Opgroeien in een Kansrijke Omgeving, dat het heel mooie resultaten kan opleveren om de jeugd te monitoren. Dat begint met een helder doel, indicatoren die daarbij passen en een periodiek gesprek om hier samen van te leren.  

Een leidraad voor een gesprek over cijfers vind je hier: Samen in gesprek over cijfers.

Wat zijn de risico's bij het kiezen van indicatoren? 

Dat je een aantal indicatoren kiest om een complexe werkelijkheid wat eenvoudiger weer te geven, brengt een aantal risico's met zich mee. Zo kan het gebeuren dat de indicatoren die je hebt gekozen zo belangrijk worden dat andere belangrijke aspecten te weinig aandacht krijgen. Dit speelde bijvoorbeeld in het onderwijs rond de "ophok-uren". Er werd gestuurd op het feit dat kinderen te veel lesuitval hadden. Dat zorgde ervoor dat scholen de leerlingen in lokalen liet wachten zonder inhoudelijke invulling, om uitval te voorkomen. Dat zag er op papier goed uit, maar bereikte niet het eigenlijke doel: meer onderwijstijd. Bespreek daarom in het gesprek over de cijfers of jullie het idee hebben dat dit risico speelt of gaat spelen.  

In het kort 

Kies indicatoren altijd vanuit een duidelijk doel: eenduidig, beïnvloedbaar en gericht op inhoudelijke verbetering voor kinderen en jongeren. Gebruik bij voorkeur informatie die al beschikbaar is, zodat je de registratiedruk beperkt. Indicatoren hoeven niet perfect te zijn; ze helpen vooral om samen het gesprek te voeren over wat werkt, wat beter kan en welke aanpassingen nodig zijn. Blijf daarbij alert op risico's, zoals te veel sturen op cijfers waardoor het oorspronkelijke doel uit beeld raakt.