Hoe ga je als professional om met administratiedruk?

Waarom moet je als professional registreren? 

Er zijn twee belangrijke redenen om informatie over de ondersteuning aan gezinnen te registreren.  

Om een gezin goede hulp te blijven bieden  

Om goede hulp te blijven bieden aan een gezin is het van belang dat je informatie registreert in het dossier. Want als je met een gezin werkt, wil je goede informatie beschikbaar hebben. Over wat speelt bij het gezin, welke ondersteuning het gezin krijgt en hoe de voortgang verloopt. Als je andere professionals betrekt, kun je hun dankzij het dossier meteen alle relevante informatie geven over het gezin. Daarvoor zijn goede afspraken nodig over gegevensdeling. 

In de online PrivacyApp Jeugdhulp en Jeugdbescherming vind je meer informatie over gegevensdeling en privacy.  

Om ook andere kinderen en gezinnen in de toekomst goed te blijven helpen  

Het is belangrijk dat je blijft leren van wat goed gaat, en wat beter kan. Daarvoor gebruik je de informatie die jij of je organisatie hebben opgehaald over alle kinderen en gezinnen. Daaruit leer je samen wat jullie bereiken met jullie werk. En welke aanpassingen en verbeteringen nodig zijn. Dit is niet alleen belangrijk voor jou en je organisatie; ook de gemeente en het Rijk willen weten of preventie en jeugdhulp bijdragen aan een gezonde en gelukkige jeugd en hoe ze daar met jeugdbeleid aan kunnen bijdragen.  

Wat moet je als professional verplicht registreren? 

• Een aantal registraties zijn vanuit de wet verplicht: Wet- en regelgeving over monitoring. 
• Jeugdhulporganisaties en gemeenten zijn verplicht om beleidsinformatie aan te leveren aan het CBS. Daarvoor registreer je trajecten, doelen en uitkomsten van hulp. In de beleidsinformatie Jeugdhulpverlening kun je vinden wat en hoe je moet aanleveren.  
• De gemeente of regio kan kwaliteitseisen stellen bij de inkoop van jeugdhulp.  
• Vanuit je organisatie of branchevereniging kunnen er afspraken zijn over wat je registreert vanuit kwaliteitsstandaarden en kwaliteitskaders.  

Wat kun je doen om de administratiedruk te verlichten? 

De hoeveelheid administratiedruk hangt af van wat anderen jou vragen. Als de gemeente en je organisatie te veel informatie vragen, gaat dat ten koste van de hulp die je kunt bieden. Durf dat aan te geven, en ga voor je vak staan. Je kunt als professional wel degelijk invloed uitoefenen op de administratiedruk in jouw organisatie. Stel daarvoor de volgende vragen:

Wat registreer ik nu, en waarom? 

Maak eerst inzichtelijk wat je nu registreert. En achterhaal waarom dat is. Uit onderzoek blijkt dat professionals minder administratiedruk ervaren, als ze de informatie die ze registreren zinvol vinden. Bijvoorbeeld omdat je het zelf kunt gebruiken in je dagelijks werk. Ook metingen die je direct in je contact met kinderen en gezinnen kunt gebruiken, voelen bijna nooit als administratieve last. Zoals een verklarende analyse, of een vragenlijst om problematiek in kaart te brengen.  

Sommige registratie is wettelijk verplicht. Er kunnen ook bepaalde afspraken gemaakt zijn met de gemeente. Of misschien heeft jouw organisatie de wens om bepaalde gegevens op te slaan. Soms is informatie nodig voor de organisatie om ervan te kunnen leren. Het helpt als je hoort waarom dat nuttig is en wat ervan geleerd is. 

Hoe kunnen we de gegevens beperken? 

Bekijk samen met degene die de gegevens aan je vraagt hoe je de informatie die je moet registreren beperkt kan houden. Wees niet bang om vragen te stellen over het nut van bepaalde registraties. Soms blijft een registratie bestaan, omdat het routine is geworden, of uit controledwang. Dat mag je best ter discussie stellen.  

Als dit een gesprek is binnen je instelling, kun je zelf het initiatief nemen, misschien met een aantal collega's samen. Komt de administratiedruk bij de gemeente of het Rijk vandaan, dan is het kansrijker als je de bestuurder of directeur van je organisatie vraagt om dit bespreekbaar te maken. Ook de brancheorganisatie en beroepsverenigingen voeren met het ministerie gesprekken over registraties en administratieve lasten. 

Welke informatie zou mij en mijn collega's helpen in mijn werk? 

Wat is jouw informatiebehoefte? En wat zou jouw collega's helpen? Merk je dat de geregistreerde informatie niet aansluit op jouw eigen informatiebehoefte? Dan is het belangrijk om dit te agenderen binnen je organisatie. Bespreek dit bijvoorbeeld met je leidinggevende. Geef daarbij aan wat voor jou passender zou zijn.  

Sluit het registratiesysteem goed aan? 

Het kan zijn dat vooral het registratiesysteem voor administratiedruk zorgt. Bijvoorbeeld doordat het niet gebruiksvriendelijk is, omdat er verschillende registratiesystemen zijn, of omdat je informatie op een onlogisch moment moet invoeren. Soms is het nodig om informatie dubbel in te vullen, omdat er informatie gedeeld wordt door verschillende organisaties. Er is dan een extra gedeeld systeem nodig, naast het bestaande systeem.  

Als het systeem voor jou administratiedruk veroorzaakt, is het belangrijk om dit aan te geven bij je leidinggevende. Misschien zijn er aanpassingen mogelijk. Bijvoorbeeld dat informatie automatisch wordt doorgezet, of dat er een koppeling komt tussen het facturatiesysteem en het elektronisch cliëntdossier. En anders kan je organisatie het misschien op een andere manier makkelijker maken voor jou.  

Welke vragen kun je aan je organisatie stellen om de interne administratiedruk te verminderen? 

Een jeugdhulporganisatie registreert informatie over jeugdhulptrajecten, de interventies die zijn ingezet en de uitkomsten die dat heeft opgeleverd. Er wordt vaker een extra vraag toegevoegd aan een registratie dan gekeken of er ook iets geschrapt kan worden. Aan de hand van de volgende vragen kunnen jullie samen kijken of er misschien registratievragen weg kunnen.   

• Gebruiken we de gegevens die we registreren om van te leren? En zo niet, kunnen we dit dan schrappen?  
• Registreren we dingen dubbel, of registreren we gegevens die erg op elkaar lijken? Kunnen we dat beter op elkaar afstemmen?  
• Moet alles voortdurend geregistreerd worden, of is het voor sommige gegevens genoeg om ze bijvoorbeeld twee keer per jaar een week lang te registreren?  
• Kunnen we de registratie makkelijker maken? Zo zijn er organisaties in de ouderenzorg en gehandicaptenzorg die spraakgestuurd registreren.  

Heb je je organisatie enthousiast gekregen om te gaan schrappen? Dan kunnen jullie Aan de slag met administratie- en regeldruk gebruiken om te besluiten welke registraties moeten blijven.  

Als gemeenten te veel informatie aan je vragen, gaat dat ten koste van de hulp die je kunt bieden. Durf dat aan te geven, en sta voor je vak: Zorg zelf voor minder regeldruk: 'Ga Pippi Langkousen'. 

In de medische zorg liep een traject om registraties zinvol te houden. Hoe ze dat hebben aangepakt en welke lessen daaruit geleerd zijn, lees je in Registratielast verminderen met ZIRE.  

In het kort

Als professional moet je veel registreren. Dat is belangrijk voor goede hulp aan kinderen en gezinnen. Maar als de gemeente en je organisatie te veel informatie vragen, gaat dat ten koste van de hulp die je kunt bieden. Maak inzichtelijk wat je nu registreert en waarom. Bekijk samen hoe je de informatie die je moet registreren beperkt kan houden. En geef aan welke informatie jou en je collega's helpt in je werk.