Waarom een verantwoorde workload belangrijk is
Met een verantwoorde workload bewaak je hoeveel tijd wijkteams hebben voor hun verschillende werkzaamheden. Daar zit een grens aan. Een te hoge workload schaadt de kwaliteit van de ondersteuning aan kinderen en gezinnen. Wanneer de workload passend is, ontstaan er geen onnodige wachtlijsten én hebben wijkteamprofessionals voldoende tijd voor ieder kind en gezin.
Een passende workload vaststellen is lastig
Eén formule om een passende workload vast te stellen, bestaat niet. Meerdere zaken beïnvloeden hoeveel werk wijkteamprofessionals kunnen doen. Bijvoorbeeld gezinsfactoren, zoals de gezinssamenstelling en welke problemen er spelen. Of stelselfactoren, zoals hoe de samenwerking verloopt met andere partners en of er wachtlijsten zijn voor bepaalde hulp. Denk ook aan hoe het wijkteam is ingedeeld, zoals de samenwerking onderling en hoeveel werkervaring teamleden hebben.
Samen de workload bepalen
Neem in het bepalen van een passende workload de bedoeling van het wijkteam mee. Wat is de opdracht vanuit de gemeente? En in hoeverre bieden de wijkteamprofessionals zelf hulp? Ga hierover in gesprek met het wijkteam. Gebruik hiervoor de handreiking Workload in Balans. Samen volgen jullie vier stappen om te komen tot een verantwoorde workload.
Stap 1: Haal de wensen van professionals en betrokkenen op
Stimuleer binnen het wijkteam het gesprek over de huidige en gewenste situatie rond de workload. Betrek uitvoerende professionals en mensen op bestuurlijk niveau. Kijk ook wie nog meer belang hebben bij een verantwoorde workload en haal hun perspectieven op. Spreek vervolgens samen een proces af: hoe wil het team met een verantwoorde workload aan de slag en wie neemt daarin de leiding?
Stap 2: Breng de context van het wijkteam in beeld
Haal informatie op over de wijk, de ondersteuningsbehoefte van inwoners en de organisatie. Combineer cijfers met verhalen. Breng daarnaast ook factoren in kaart die van invloed zijn op de workload in het team. Ga samen in gesprek over wat deze informatie betekent voor de workload.
Stap 3: Leg de bedoeling naast de huidige workload
Maak scherp wat de bedoeling is van jullie wijkteam. Wat is de opdracht, waar is het wijkteam wel en niet van en welke mate van betrokkenheid, rollen en taken zijn passend? Leg die vervolgens naast de huidige workload. Breng daarvoor in kaart waar medewerkers hun tijd aan besteden, bijvoorbeeld door medewerkers een representatieve week te laten uitwerken of turven.
Stap 4: Bouw aan een duurzame strategie
Analyseer de opbrengsten uit de voorgaande stappen. Kom daarmee tot een passende bandbreedte voor het aantal casussen en andere werkzaamheden per rol of functie. Deze bandbreedte dient als leidraad voor professionals om aan vast te houden. Maak ten slotte duidelijke afspraken over welke acties nodig zijn om professionals hierbij te ondersteunen en hoe je een verantwoorde workload in de organisatie belegt.
Tips
- Stel geen workloadnorm. Een norm houdt geen rekening met de diversiteit aan werkzaamheden. Werk daarom met een bandbreedte.
- Zorg voor betrokkenheid onder de uitvoerende professionals. Het helpt als zij zich gehoord voelen, mee kunnen denken en geen afrekencultuur ervaren.
- Neem de tijd. Het komen tot een verantwoorde workload vraagt een duurzame en zorgvuldige benadering. Neem minimaal één jaar voor het hele proces.
Workload in Balans
