Kenmerken van de Doorbraak-methode

Wat zijn nu de belangrijkste kenmerken van de Doorbraakmethode?

De cliënt wordt er merkbaar beter van
Bij een Doorbraak-project is voortdurend de vraag aan de orde hoe de cliënt het best bejegend kan worden. De opdracht van een Doorbraak-project is om de wensen van de cliënt zo dicht mogelijk te benaderen en dat op een effi ciënte en goedkope manier te doen (ofwel: niet omslachtiger en ook niet duurder dan het nu is). Dit mag nooit leiden tot kwaliteitsverlaging.

De professional is de sleutel tot de verandering
Het belang van de professional telt bij Doorbraak mee. Een Doorbraak-project moet ook de medewerkers voordelen bieden. Natuurlijk kost het tijd en is het niet altijd eenvoudig om ingesleten werkpatronen te veranderen, maar uiteindelijk telt het resultaat.
Een ‘doorbraak’ laat zich nooit forceren door harder te werken; een ‘doorbraak’ is wel te realiseren door anders te werken. Daarom richt een Doorbraak-project zich op veranderingen van het systeem – met name de manier waarop het werkproces is ingericht – door de professional zelf en niet ‘van bovenaf’. Het gaat hierbij om inhoudelijke én logistieke aspecten: Wat valt op als we ons huidige werkproces ontrafelen? Waar en hoe kan het beter? Wat moeten we dan anders doen? Hoe weten we dat het beter gaat? Wanneer beslissen we dat we allemaal zo gaan werken? Wanneer zijn we tevreden?

Er is een verbeterpakket samengesteld
Een Doorbraak-project is ambitieus. Het uitgangspunt wordt gevormd door bestaande voorbeelden van hoge kwaliteit: goede voorbeelden (good practices). Soms zijn die aanwezig in de eigen sector, vaak in andere sectoren. Een enkele keer levert de wetenschap waardevolle inzichten.

Op basis van de goede voorbeelden en resultaten ervan wordt een eerste inschatting gemaakt welke doelen haalbaar zijn. Doelen zijn SMART (Specifi ek, Meetbaar, Aansprekend, Realistisch en Tijdgebonden) geformuleerd, in meetbare termen. Op die manier is het mogelijk om periodiek vast te stellen hoeveel vooruitgang er is geboekt. De wijze waarop dit gebeurt, wordt vastgelegd in een meetplan. Ter voorbereiding op een Doorbraak-project worden de goede voorbeelden geanalyseerd op werkzame factoren. In Doorbraak-termen noemen we deze de verbeterprincipes, de do’s (en soms don’ts) om het werkproces te verbeteren.
De goede voorbeelden, de doelen, de verbeterprincipes en het meetplan vormen samen het verbeterpakket. Wellicht het krachtigste element van Doorbraak is vervolgens het in de praktijk uittesten van de verbeterprincipes door met kleinschalige, kortdurende testjes te experimenteren: de zogenoemde Plan Do Study Act-cycli (PDSA’s).

Meerdere Doorbraak-teams voeren het verbeterpakket uit
Een Doorbraak-team is altijd multidisciplinair samengesteld, zodat alle relevante functionarissen van de organisatie bij het project betrokken zijn: de secretaresse, de telefoniste, de teamleider, de maatschappelijk werker, de gedragsdeskundige, de IT’er enzovoorts.

Aan een Doorbraak-project nemen altijd meerdere teams deel die alle een wezenlijke verbetering willen doorvoeren, bijvoorbeeld wachtlijsten wegwerken of doorlooptijden tot een minimum verkorten. De uitwisseling tussen deze teams is van groot belang voor het succesvol realiseren van een ‘doorbraak’. Dit gebeurt in de vorm van werkconferenties. In een Doorbraak-project worden drie werkconferenties georganiseerd: de startconferentie, de middenconferentie en de eindconferentie. De conferenties zijn ter inspiratie en stimulans van en uitwisseling tussen de deelnemers. Tussen de conferenties spreken we bij Doorbraak van actieperioden, waarin de projectdeelnemers hun ideeën uittesten door PDSA’s uit te voeren. Een Doorbraak-project wordt doorgaans afgesloten met een zogenoemde slotmanifestatie.

Er is deskundigheid op het terrein van de Doorbraak-methode voorhanden
De Doorbraak-teams worden ondersteund door adviseurs die zijn opgeleid in de Doorbraak-methode. Zij zorgen voor de algehele coördinatie, ondersteuning en onderlinge afstemming tussen de Doorbraakteams, voor het tot stand komen van het verbeterpakket, voor de organisatie van de conferenties en het op maat adviseren van de teams. Een adviseur is intern (dit zijn vaak projectleiders of medewerkers uit de organisatie die zijn opgeleid en worden gecoacht) of extern.

Er zijn inhoudelijke experts beschikbaar
Aan een Doorbraak-project kunnen experts worden verbonden die adviseren over goede voorbeelden en de voorwaarden om die op maat van de locatie in te voeren. De experts brengen inhoudelijke expertise in, bijvoorbeeld vanuit eigen ervaring, vanuit wetenschappelijke expertise, vanuit de uitvoeringspraktijk, vanuit de organisatiekunde (met name logistieke processen) en vanuit de methodologie (ten behoeve van het meetplan).
De experts zorgen voor input en stimulans, dragen bij aan het verbeterpakket en geven presentaties en workshops op werkconferenties. Als er een Doorbraak-project start over een nieuw thema, is de inbreng van experts van groot belang.

Werkconferenties en actieperioden
In een Doorbraak-project worden doorgaans drie werkconferenties georganiseerd: een start-, een midden- en een eindconferentie. Na elke werkconferentie volgt een actieperiode van enkele maanden (de duur van de periode is mede afhankelijk van de voortgang). Maximaal duurt een Doorbraak-project een jaar. Een Doorbraak-project wordt doorgaans afgesloten met een slotmanifestatie die door de organisatie(s) zelf wordt georganiseerd. Hierbij worden alle resultaten en ervaringen uit het Doorbraakproject aan belangstellenden gepresenteerd.